A organização adequada de arquivos é essencial para manter a produtividade e evitar perdas de informações importantes. A estruturação e categorização dos documentos permitem um fluxo de trabalho mais eficiente e seguro. Com processos bem definidos, a empresa garante que os arquivos sejam facilmente localizados, evitando desperdício de tempo e recursos.

A digitalização de documentos traz vantagens operacionais e jurídicas para as empresas. Além de reduzir custos e otimizar o acesso à informação, ela assegura a validade legal dos documentos digitalizados, desde que cumpram requisitos de autenticidade e integridade. Isso garante maior segurança, facilita auditorias e ajuda na conformidade com normas de preservação e proteção de dados, reduzindo riscos e melhorando a segurança jurídica da empresa.

A higienização de documentos é uma etapa fundamental para a preservação e integridade dos arquivos físicos. Com a eliminação de documentos desnecessários, o processo de higienização também contribui para a melhoria do ambiente de trabalho, reduzindo o acúmulo de papel e garantindo que apenas materiais relevantes sejam mantidos. Isso resulta em um espaço mais organizado e uma gestão mais eficaz.

O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é um sistema que digitaliza, organiza e facilita o acesso a documentos dentro de uma empresa. Ele otimiza o armazenamento, melhora a busca de informações e aumenta a segurança, garantindo a conformidade com normas regulatórias. O GED reduz o uso de papel e torna os processos mais eficientes, contribuindo para a gestão eficaz dos documentos.